Müşteri toplantısının tutanağını artık kimse elle yazmıyor

“Toplantıda ne demiştik?”

B. Arslan, kozmetik ve perakende markalarıyla çalışan bir dijital ajansta hesap yöneticisi. Her hafta müşterilerle kampanya, lansman ve bütçe toplantıları yapıyor; toplantılara ajansın tasarım ve medya ekipleri de katılıyor.

Toplantı tutanağını yazmak çoğu zaman en genç ekip üyesine kalıyordu. Tutanak toplantıdan saatler sonra gidiyor, bazı kararlar eksik yazılıyor, kimin neyi ne zamana kadar yapacağı belirsiz kalıyordu. Bir hafta sonra “toplantıda ne demiştik?” sorusu yeniden açılıyordu.

TalkNote ile bir müşteri toplantısı

• Müşteri görüşmesi şablonu seçiliyor. Toplantı bitince TalkNote kararları, ana başlıkları ve aksiyon maddelerini bu yapıya göre çıkarıyor.
• Geç katılan yakalıyor. Toplantıya geç giren medya planlamacısı Beni yakala ile o ana kadar konuşulanların özetini okuyor.
• Tutanak toplantı biter bitmez gidiyor. Bitir & Özetle’ye basıldığında özet e-postası müşteri dahil bütün katılımcılara gönderiliyor.
• Her müşterinin geçmişi bir arada. Toplantılara katılan kişiler ve şirketler arşivde birikiyor; bir markayla yapılan bütün toplantılar tek yerden açılıyor.

Ne değişti?

• Toplantı tutanağı elle yazılmıyor; ekipten kimse not tutmak için toplantının dışında kalmıyor.
• Her kararın sahibi ve tarihi toplantı biter bitmez belli, müşteriyle ajans aynı listeye bakıyor.
• Revizyon ve onay tartışmalarında toplantının transkriptine dönülüyor.
• Günlük Özet her sabah açık aksiyon maddelerini topluyor; teslim tarihleri kaçmıyor.

Ajanslar için ipucu

Müşteriyle yapılan toplantılarda Müşteri görüşmesi, iç toplantılarda Ekip toplantısı şablonunu seçin. Toplantı İngilizce geçse bile özeti Türkçe alabilirsiniz. Kayda başlamadan önce müşteriye toplantıyı kaydettiğinizi söyleyin.

Diğer TalkNote hikâyeleri

• Satış ekipleriSatış görüşmesi notlarını TalkNote tutuyor, ekip müşteriyi dinliyor
• İşe alım ekipleriMülakat notlarını TalkNote tutuyor, işe alım ekibi adaya odaklanıyor