Veri İşleme Eki

Bu ek, TalkNote’u kullanan siz (“Kullanıcı”) ile Seze Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“TalkNote”) arasında, kaydettiğiniz toplantılardaki kişisel verilerin işlenmesini düzenler. Bu veriler bakımından siz veri sorumlusu, TalkNote veri işleyendir. Ek, Kullanım Koşulları’nın ayrılmaz parçasıdır; kurumsal müşterilerimize talep üzerine imzalı bir kopyası da verilir.

1. Tanımlar ve kapsam

“Toplantı içeriği”: Hizmet ile kaydedilen ses kayıtları, transkriptler, özetler, kararlar, görevler, notlar, toplantı başlıkları ve katılımcı bilgileri. “Alt işleyen”: TalkNote’un toplantı içeriğini işlemek için yararlandığı hizmet sağlayıcı. Bu ek yalnızca toplantı içeriğine uygulanır; hesap verileriniz bakımından TalkNote veri sorumlusudur ve Gizlilik Politikası geçerlidir.

2. İşlemenin konusu

• Amaç: toplantıları kaydetmek, yazıya dökmek, özetlemek, saklamak, size göstermek ve sizin istediğiniz kişilere göndermek.
• İlgili kişiler: sizin ve kaydettiğiniz toplantılara katılan kişiler.
• Veri türleri: ses, konuşma içeriği, ad, e-posta adresi, unvan; içerikte geçebilecek diğer bilgiler. TalkNote özel nitelikli kişisel veri işlemeyi amaçlamaz; toplantılarınızda sağlık gibi bu tür veriler geçerse işlenmesinin hukuki şartını sağlamak veri sorumlusu olarak size aittir.
• Süre: siz toplantıyı ya da hesabınızı silene kadar (silme süreleri 10. maddede).

3. Talimatla işleme

TalkNote toplantı içeriğini yalnızca Hizmeti size sunmak için ve sizin talimatınızla işler. Uygulamadaki ayarlarınız ve işlemleriniz talimatınız sayılır. Bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürsek sizi gecikmeksizin bilgilendiririz. İçeriğinizi reklam, satış ya da yapay zekâ modeli eğitimi için kullanmayız ve kullandırmayız.

4. Gizlilik

Toplantı içeriğine erişebilecek herkes yazılı gizlilik taahhüdü altındadır. Ekibimiz içeriği rutin olarak göremez; erişim yalnızca Gizlilik Politikası 5. bölümde sayılan üç durumla (sizin süreli destek izniniz, yasal zorunluluk, belgelenmiş güvenlik olayı) sınırlıdır ve her erişim kayda geçer.

5. Güvenlik önlemleri

TalkNote, KVKK m.12 uyarınca verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için Ek 1’deki teknik ve idari tedbirleri alır. Tedbirler teknolojiye ve risklere göre güncellenir; güncelleme koruma seviyesini düşürmez.

6. Alt işleyenler

Kullandığımız alt işleyenler ve konumları Gizlilik Politikası 6. bölümde listelenir. Toplantı içeriğini işleyecek yeni bir alt işleyen eklemeden en az 30 gün önce sizi e-postayla bilgilendiririz. Haklı bir gerekçeyle itiraz ederseniz önce bir çözüm ararız; bulunamazsa aboneliğinizi kalan döneme ait ücretin iadesiyle sona erdirebilirsiniz. Alt işleyenlere bu ekteki yükümlülüklerden daha az koruyucu olmayan yükümlülükler yükleriz ve onların eylemlerinden size karşı sorumlu kalırız.

7. Yurt dışına aktarım

Toplantı içeriğinin yurt dışındaki alt işleyenlere aktarımı KVKK m.9’a dayanır. Alt işleyenlerle Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ilan ettiği standart sözleşmelerin imzalanması ve Kurum’a bildirilmesi süreci yürütülmektedir; süreç tamamlandığında bu bölüm güncellenir.

8. İlgili kişi talepleri

Katılımcılardan size gelen bilgi, düzeltme, silme gibi talepleri yerine getirebilmeniz için uygulamada dışa aktarma, düzenleme ve silme araçları sunarız. Bu araçların yetmediği durumlarda makul ölçüde yardımcı oluruz. Bir talep doğrudan bize gelirse onu size yönlendiririz.

9. İhlal bildirimi

Toplantı içeriğinizi etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğimizde sizi gecikmeksizin, en geç 24 saat içinde bilgilendiririz. Bildirimde ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve kişi gruplarını, olası sonuçlarını ve aldığımız ya da önerdiğimiz önlemleri belirtiriz. Kurul’a bildirim yükümlülüğünüzü yerine getirebilmeniz için gereken bilgiyi sağlarız.

10. Silme ve iade

Sildiğiniz toplantılar 30 gün içinde dosyalarıyla birlikte kalıcı olarak silinir. Hesabınızı sildiğinizde önce size özel şifreleme anahtarı yok edilir, ardından bütün toplantı içeriği silinir; yedeklerde kalan kopyalar anahtar olmadan okunamaz ve en geç 30 gün içinde yedekleme döngüsüyle silinir. Silmeden önce bütün içeriğinizi uygulamadan dışa aktarabilirsiniz.

11. Denetim ve bilgi

Talep etmeniz hâlinde bu ekteki yükümlülüklere uyduğumuzu gösteren bilgi ve belgeleri yazılı olarak sağlarız. Kurumsal planlarda, makul bir süre önceden bildirilmek ve gizlilik taahhüdü verilmek kaydıyla yılda bir denetim hakkı tanınır.

12. Sorumluluk ve süre

Bu ek, Kullanım Koşulları yürürlükte kaldıkça geçerlidir. Sorumluluk sınırları Kullanım Koşulları’nda düzenlenmiştir; kanunen sınırlandırılamayan hâller saklıdır. Ek ile Kullanım Koşulları arasında toplantı içeriğinin korunmasına ilişkin bir çelişki olursa bu ek uygulanır.

Ek 1 — Teknik ve idari tedbirler

• Şifreleme: toplantı içeriği kullanıcıya özel anahtarla AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır; kullanıcı anahtarları ana anahtarla sarılır, ana anahtar verilerden ayrı olarak yalnızca TalkNote sunucusunda tutulur. Bütün bağlantılarda TLS.
• Anahtar yönetimi: ana anahtarın çevrimdışı, bölünmüş (2/3) yedeği; yıllık ya da olay sonrası anahtar yenileme; üç ayda bir geri yükleme denemesi; hesap silmede anahtar imhası.
• Erişim denetimi: satır düzeyinde güvenlik (her kullanıcı yalnızca kendi kayıtları); süreli, imzalı dosya bağlantıları; ekibin içeriğe sürekli erişiminin olmaması; süreli destek erişimi ve erişim kaydı.
• Yönetici hesapları: zorunlu iki adımlı doğrulama, değiştirilemeyen yönetici işlem kaydı, üç ayda bir yetki gözden geçirmesi.
• Altyapı: sunuculara yalnızca özel ağ üzerinden erişim; sunucu sırlarının ortam değişkenleri yerine erişimi kısıtlı dosyalarda tutulması; güvenilmeyen içeriği işleyen süreçlerin yalıtılması.
• Veri azaltma: geçici bot kayıtlarının en fazla 24 saat tutulması; teknik kayıtların en fazla 1 yıl saklanması; içerik barındırmayan hata kayıtları.
• Süreklilik ve olay yönetimi: yazılı veri ihlali müdahale planı, yılda bir tatbikat, güvenlik açığı bildirim kanalı.
• İdari tedbirler: ekip için yazılı gizlilik taahhüdü, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, alt işleyenlerle veri işleme sözleşmeleri.

Diğer belgeler

Hakkımızda Kullanım koşulları KVKK aydınlatma metni ve gizlilik politikası Sorumluluk reddi Güvenlik Ön bilgilendirme formu Mesafeli satış sözleşmesi Teslimat ve iade Tüm yasal belgeler