Toplantı Katılımcıları İçin Aydınlatma Metni

Katıldığınız toplantı TalkNote ile kaydediliyor ya da toplantıda “TalkNote Not Alıcı” botu var. Bu sayfa, bu durumda kişisel verilerinize ne olduğunu anlatır. TalkNote’u kendi hesabıyla kullanan kişiler için ayrı bir metin var: KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası.

1. Toplantıda ne oluyor?

Toplantının sesi kaydedilir, yazıya dökülür (transkript) ve yapay zekâ ile özetlenir; özetten karar ve görev listesi çıkarılır. Çıktılar, kaydı başlatan kullanıcının TalkNote hesabında saklanır.

2. Veri sorumlusu kim?

Kaydı başlatan kullanıcı (kişi ya da kurum). Kaydın amacını ve hukuki sebebini o belirler. TalkNote’u işleten Seze Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi, bu veriler bakımından onun adına ve talimatıyla çalışan veri işleyendir (Veri İşleme Eki). Kaydı kimin başlattığını toplantıyı düzenleyen kişiye sorabilirsiniz.

3. Hangi verileriniz işlenir?

• Sesiniz ve konuşmalarınızın içeriği,
• toplantıdaki adınız,
• takvim davetinde yer alıyorsa e-posta adresiniz,
• özet, karar ve görev listelerinde adınızın geçmesi.

4. Amaç ve hukuki sebep

Amaç genellikle toplantı notu tutmak ve toplantı sonrası özet ile görev listesini hazırlamaktır. Hukuki sebebi veri sorumlusu seçer ve size bildirmelidir; örneğin meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ya da açık rızanız (m.5/1). Açık rızanız gerekiyorsa size bu metinden ayrı olarak ve her zaman reddedebileceğiniz biçimde sorulmalıdır.

5. Verileriniz kimlere aktarılır?

Toplantı içeriği kaydı başlatan kullanıcıya ve onun paylaşmayı seçtiği kişilere (ör. özet e-postasını alanlara) gider. TalkNote hizmeti sunmak için şu hizmet sağlayıcılardan yararlanır: sunucu ve veritabanı (Almanya), dosya deposu (Cloudflare), sesin yazıya dökülmesi (Deepgram ve Groq, ABD), özet ve yapay zekâ sohbeti (Anthropic, ABD), yedek toplantı botu (Skribby, Belçika) ve e-posta gönderimi (Resend, ABD). Bu nedenle toplantı içeriği yurt dışında da işlenir. Güncel liste ve aktarım dayanağı: Gizlilik Politikası, 6. bölüm.

6. Nasıl korunur, ne kadar saklanır?

• Ses, transkript ve özetler kullanıcıya özel anahtarla şifrelenerek saklanır; TalkNote ekibi içeriği rutin olarak göremez.
• İçerik reklam için kullanılmaz ve yapay zekâ modeli eğitiminde kullanılmaz.
• Kullanıcı toplantıyı silerse 30 gün içinde kalıcı olarak silinir. Toplantı botunun kayıtları sunucularımızda en fazla 24 saat tutulur. Veri sorumlusu kendi saklama süresini belirleyebilir.

7. Haklarınız ve başvuru

KVKK m.11 kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, düzeltme ya da silme isteme, işlemeye itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme gibi haklarınız vardır. Başvurunuzu önce veri sorumlusuna, yani kaydı başlatan kişi ya da kuruma yapın. Bize ulaşan talepleri ona yönlendiririz; ayrıca destek@talknote.net adresine yazabilirsiniz. Başvuru yolları için KVKK Başvuru sayfasına bakın. Yanıt alamazsanız ya da yanıtı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet edebilirsiniz.

8. Kaydedilmek istemiyorsanız

Toplantıyı düzenleyen kişiye söyleyin; kaydı durdurabilir ya da botu toplantıdan çıkarabilir. Bot toplantıya girdiğinde sohbete de aynı bilgiyi yazar.

Kaydı başlatanlar için örnek metin

Toplantıyı TalkNote ile kaydeden sizseniz, aydınlatma yükümlülüğü size aittir. Aşağıdaki örneği davet metnine ya da toplantı başında paylaşabilirsiniz. Sarı alanları kendi bilgilerinizle doldurun; faaliyetinize göre uyarlayın. Hukuki sebep olarak açık rıza seçerseniz, ayrı bir metin kullanın: açık rıza örneği.

Diğer belgeler

Hakkımızda Kullanım koşulları KVKK aydınlatma metni ve gizlilik politikası Veri işleme eki Sorumluluk reddi Güvenlik Ön bilgilendirme formu Mesafeli satış sözleşmesi Teslimat ve iade Tüm yasal belgeler