Toplantıda söz almak ve fikrini duyurmak: 8 pratik ipucu

Kısaca

Toplantıdan önce söyleyeceğiniz bir ya da iki noktayı belirleyin; hazırlık söz almayı kolaylaştırır.
Erken konuşun: toplantının ilk on dakikasında bir kez söz almak, sonraki katkıları kolaylaştırır.
Cümlenizi sonucu ile açın; kesilirseniz kibarca kaldığınız yerden devam edin.
Online toplantıda el kaldırma ve sohbet özelliklerini kullanın.

Hazırlık

1. Gündemi önceden okuyun ve bir iki nokta belirleyin

Toplantıdan önce gündeme bakın ve katkı verebileceğiniz bir ya da iki konuyu not alın. Cümlenizi önceden kurmuş olmak, doğru anı yakaladığınızda tereddüt etmenizi önler.

2. Fikrinizi bir cümleyle özetleyin

Önerinizi tek cümleye sığdırabiliyorsanız toplantıda söylemeye hazırsınız demektir. Önce sonucu söyleyin, gerekçeyi ardından ekleyin: “Bence ilk önce müşteri görüşmelerini bitirmeliyiz, çünkü ürün kararı onlara bağlı.”

Söz almak

3. İlk on dakikada bir kez konuşun

Toplantının başında kısa bir soru ya da katkı, sonrasında konuşmanızı kolaylaştırır. Hiç konuşmadan bir saat geçirmek, söz almayı giderek zorlaştırır.

4. Doğru anı yakalayın

Konuşanın cümlesinin bitişini ve kısa duraklamaları bekleyin. Giriş cümleleri işinizi kolaylaştırır: “Bu konuya bir ekleme yapabilir miyim?”, “Bu noktada farklı bir öneri var.”

5. Başkasının fikrine bağlanın

“Ayşe’nin söylediğine ek olarak…” diye başlamak sözü almayı kolaylaştırır ve ekip içi bağı güçlendirir. Fikrinizin bir önceki konuşmanın devamı gibi karşılanmasını sağlar.

Duyulmak

6. Kesilirseniz kaldığınız yerden devam edin

Biri sözünüzü kestiğinde sakin kalın: “Bir saniye, cümlemi bitireyim.” demek yeterlidir. Tonunuzu yükseltmeniz gerekmez; netlik yeterlidir.

7. Fikriniz başkasına atfedilirse nazikçe düzeltin

“Evet, bunu toplantının başında ben önermiştim; Mehmet’in ek bilgisi de çok yerinde.” gibi bir cümle hem sizin katkınızı hem karşıdakini kabul eder. Toplantıdan sonra yazılı bir özet ya da e-postayla fikrinizi yinelemek de iş görür.

Online toplantılarda

8. El kaldırma ve sohbet özelliğini kullanın

Zoom, Meet ve Teams’te el kaldırma özelliği söz sırasını görünür kılar. Araya girmekte zorlanıyorsanız sohbete kısa bir not yazın: “Bütçe konusunda bir önerim var, söz alabilir miyim?” Toplantı sahibi sırayı size verebilir.

Toplantıdan önce kontrol listesi

Gündemi okudum, katkı vereceğim bir iki konuyu belirledim.
Önerimi tek cümleye sığdırdım.
İlk on dakikada bir kez konuşmayı planladım.
Giriş cümlelerimi hazırladım.
Toplantıdan sonra katkılarımı yazılı özetle destekleyeceğim.

Sık sorulan sorular

Toplantıda sözümü kesenlere ne demeliyim?

Sakin bir şekilde “Bir saniye, cümlemi bitireyim.” demek yeterlidir. Tonunuzu yükseltmek gerekmez.

Toplantıda hiç konuşmayan biri nasıl katkı verir?

Toplantıdan önce gündeme bakıp bir ya da iki katkı hazırlayın, ilk on dakikada bir kez konuşun. Konuşmak zor geliyorsa sohbetten yazılı katkı vererek de başlayabilirsiniz.

Fikrim başkasına atfedildiğinde ne yapmalıyım?

Nazikçe “Bunu başta ben önermiştim.” diyebilir, toplantı sonrası yazılı özetle katkınızı kayda geçirebilirsiniz.

Toplantıda not tutmayı TalkNote’a bırakın.

TalkNote Türkçe toplantılarınızı kaydeder, yazıya döker; toplantı bitince özeti, kararları ve aksiyon maddelerini hazırlar. Ayda 5 saat ücretsiz, kredi kartı istenmez.

Kullanmaya başla

Diğer yazılar

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki, mesleki ya da kariyer danışmanlığı değildir. Platformların ayarları ve arayüzleri değişebilir. Sorumluluk reddi